集團(tuán)電話已經(jīng)成為日常辦公與業(yè)務(wù)處理必不可少的通信工具。集團(tuán)電話為人們提供了"端到端"(End to End)的溝通方式，也提供了"多方會(huì)談"(Multi-party Conference)的協(xié)同工作能力。
下面，我們從集團(tuán)電話的幾種典型應(yīng)用入手，來(lái)說明集團(tuán)電話如何提升辦公效率與服務(wù)能力。
一、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用
如圖所示，安裝一套具備m個(gè)外線(中繼線)端口、n個(gè)分機(jī)端口的集團(tuán)電話主機(jī)，連接相應(yīng)的電話機(jī)(數(shù)字型/模擬專用型/模擬普通型)或傳真機(jī)即可，當(dāng)然也可選用電話計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)。
其經(jīng)常采用的功能和應(yīng)用方式如下：
對(duì)外界打來(lái)的電話，指定一名或若干名專門人員接聽并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)接或者由語(yǔ)音自動(dòng)應(yīng)答并由外界撥轉(zhuǎn)相應(yīng)的分機(jī)號(hào)碼。
轉(zhuǎn)接電話、多方會(huì)談(例如3方或4方)、多線保留是工作人員頻繁操作的功能。
· 內(nèi)部分機(jī)之間可以互相撥叫。
· 撥打外線一般規(guī)定權(quán)限。例如，A分機(jī)只能撥叫本地電話，B分機(jī)可以撥叫國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途，C分機(jī)可以撥叫國(guó)際長(zhǎng)途；或者，員工撥叫長(zhǎng)途電話需要輸入各自"密碼"，而撥叫本地電話無(wú)需輸入。
· 對(duì)使用電話情況，可以通過電話計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。
· 一些集團(tuán)電話采用數(shù)字電話機(jī)或?qū)Ｓ秒娫挋C(jī)后，可以支持對(duì)方(來(lái)話)電話號(hào)碼顯示功能。
· 依據(jù)每種集團(tuán)電話的不同，還可實(shí)現(xiàn)其允許的其它很多功能，在此不再一一敘述。
二、專業(yè)應(yīng)用
用集團(tuán)電話來(lái)提升辦公效率與服務(wù)能力
· CTI(Computer and Telephone Integrating)即"計(jì)算機(jī)與電話集成"。CTI技術(shù)與PBX結(jié)合在一起，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于Call Center(呼叫中心)領(lǐng)域，讓計(jì)算機(jī)24小時(shí)地去自動(dòng)答復(fù)一些頻度較高的問題。實(shí)際上語(yǔ)音信箱運(yùn)用的就是一種典型的CTI技術(shù)，CTI的其它應(yīng)用舉例：針對(duì)客戶服務(wù)與咨詢，允許打入電話者通過電話機(jī)按鍵來(lái)查詢所需要的信息(例如：產(chǎn)品防偽查詢、政府公告、銀行匯率、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、股市行情、電視節(jié)目等等)；也支持自動(dòng)傳真回復(fù)，找到相應(yīng)信息后，只要按一下傳真機(jī)的Start(開始)鍵，就可以及時(shí)獲得一份傳真；還可以支持在線交易和在線業(yè)務(wù)等(例如對(duì)于在線電話銀行和證券交易所，用戶輸入自己的帳號(hào)、密碼等之后，可以完成在線交易；又例如電視臺(tái)經(jīng)常組織的電話投票和競(jìng)猜的活動(dòng)，也是通過CTI技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn))。
三、統(tǒng)一通信應(yīng)用
隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的日益發(fā)展、通信工具的不斷普及，現(xiàn)代生活中人們的通信方式越來(lái)越多樣化。企業(yè)員工在處理工作時(shí)，要面對(duì)多種通訊工具，包括電話座機(jī)、手機(jī)通話、手機(jī)短信、傳真、電子郵件、即時(shí)通訊軟件等。每天，人們要用手機(jī)與他人保持聯(lián)系，通過電話檢查語(yǔ)音信箱中是否有新的留言，上網(wǎng)查詢是否收到新的電子郵件，通過傳真機(jī)來(lái)收發(fā)傳真……。工作越來(lái)越繁瑣，人與人的溝通變得越來(lái)越復(fù)雜，而效率的提升卻并不明顯，企業(yè)如何增強(qiáng)自身的通訊能力，以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，讓員工更有效率的工作，并縮短與客戶之間的溝通距離便成為當(dāng)前急需解決的問題。面對(duì)如此問題，能否找出一種方法來(lái)把這些通信手段結(jié)合到一個(gè)公共平臺(tái)，以簡(jiǎn)化我們的生活、提高溝通的效率呢？于是一種新的業(yè)務(wù)模式應(yīng)運(yùn)而生，那就是UC（Unified Communications）統(tǒng)一通信業(yè)務(wù)，它能將不同的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)，將語(yǔ)音、傳真、移動(dòng)短消息、電子郵件等所有信息在同一位置存儲(chǔ)和管理，用戶可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過電話、傳真、手機(jī)、PC等任何一種通信設(shè)備發(fā)送與接收信息，按用戶自己最有效的方式管理信息，從而提高效率和消息的獲取率、節(jié)約成本和時(shí)間。而通過靈活智能的信息管理方式，可使得信息服務(wù)更加個(gè)性化和智能化。
四、組網(wǎng)應(yīng)用
所謂PBX組網(wǎng)，在這里是指：把位于不同城市或地域的幾臺(tái)PBX組成一個(gè)大的專用通信網(wǎng)，彼此之間可以直接撥打?qū)Ψ降姆謾C(jī)號(hào)碼，地理位置不同的工作人員就象在同一臺(tái)大型的PBX下辦公一樣。例如，某公司深圳、上海分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)部分機(jī)號(hào)碼分別是1XXX和2XXX，深圳員工A要給上海員工B(分機(jī)號(hào)碼假定為2345)撥打電話，A就可以直接撥號(hào)"2345"。
通過多種線路和方式可以進(jìn)行PBX組網(wǎng)。然后對(duì)不同的分支機(jī)構(gòu)合理分配分機(jī)號(hào)碼資源，對(duì)PBX進(jìn)行組網(wǎng)設(shè)置。這樣，對(duì)于深圳和上海分支機(jī)構(gòu)之間的內(nèi)部通話，今后就可以簡(jiǎn)便地互撥內(nèi)部分機(jī)號(hào)碼。對(duì)于生意機(jī)會(huì)和客戶服務(wù)，深圳的工作人員也可以迅速把電話轉(zhuǎn)給上海的某位人員，而不至于在千變?nèi)f化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中轉(zhuǎn)瞬之間喪失掉客戶線索。
各分支機(jī)構(gòu)的外線(中繼線)連接到PSTN或ISDN上，以保持和外界的電話聯(lián)系。
既然組成了統(tǒng)一的PBX，就可以發(fā)揮出集團(tuán)電話系統(tǒng)的很多功能。
一體化網(wǎng)絡(luò)----與計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)結(jié)合在一起的電話通信
越來(lái)越多的企事業(yè)單位已經(jīng)或正在準(zhǔn)備把其遍布全國(guó)(或全球)的眾多分支機(jī)構(gòu)局域網(wǎng)(LAN)組成一個(gè)廣域網(wǎng)(WAN)，他們申請(qǐng)了數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)租用線路(DDN)或采用幀中繼(Frame Relay)、虛擬專用網(wǎng)(VPN)方案來(lái)營(yíng)造跨地區(qū)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。這里需要提醒的是：請(qǐng)您不要忘記利用這些廣域網(wǎng)通道，同時(shí)也可以建設(shè)起電話通信網(wǎng)，有效地利用資源，使投入產(chǎn)出比更加合理。
為了組建IP電話一體化網(wǎng)絡(luò)，請(qǐng)選擇那種支持端口類型多的帶路由的通信設(shè)備。在這樣的數(shù)據(jù)和話音廣域網(wǎng)復(fù)用通道中，可以保證話音傳輸質(zhì)量，您可以依據(jù)業(yè)務(wù)和辦公需要來(lái)決定最大的話音通道數(shù)量。
綜合上述，選擇一套合適的PBX，將大幅度提高您的辦公效率與服務(wù)能力。慧聯(lián)通信設(shè)備有限公司可以根據(jù)用戶的不同需求量身定制電話通信系統(tǒng)方案，使之為您發(fā)揮出最大的效績(jī)。
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